1. 項目背景
1.1面向?qū)ο?/strong>
?DONWIT東識科技RFID智慧檔案管理系統(tǒng)是依托互云計算、大數(shù)據(jù)、RFID技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、AI、視頻分析技術(shù)對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理、分析的信息化、智能化、規(guī)范化的系統(tǒng)。
近年來，我國檔案事業(yè)取得了長足的發(fā)展，隨著檔案事業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，檔案數(shù)量也逐日增多，種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。檔案館管理的信息化迫切需要一種更先進(jìn)、更完善的自動化管理系統(tǒng)解決方案。在這種背景下基于射頻識技術(shù)(簡稱RFID)的檔案管理系統(tǒng)便應(yīng)運而生。
RFID檔案管理系統(tǒng)是以先進(jìn)的RFID技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫技術(shù)、面向?qū)ο箝_發(fā)技術(shù)、信號處理、微弱信號檢測等技術(shù)，構(gòu)建的實體檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了實體檔案的數(shù)字化管理和流通環(huán)節(jié)管理、檔案倉庫管理、提高了檔案館對檔案全部業(yè)務(wù)流程的精確監(jiān)控管理。
1.2檔案館需求與建設(shè)目標(biāo)
東識科技RFID檔案管理系統(tǒng)是以先進(jìn)的RFID技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫技術(shù)、面向?qū)ο箝_發(fā)技術(shù)、信號處理、微弱信號檢測等技術(shù)，構(gòu)建的實體檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了實體檔案的數(shù)字化管理和流通環(huán)節(jié)管理、檔案倉庫管理、提高了檔案館對檔案全部業(yè)務(wù)流程的精確監(jiān)控管理。
本系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，通過瀏覽器方式登錄，通過倉庫盤點，依靠該系統(tǒng)實現(xiàn)檔案實體清點和排架的信息化管理。不僅能掌握準(zhǔn)確的檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，從而提高檔案庫房管理的效率。
通過對檔案密集架層格及粘貼有RFID標(biāo)簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進(jìn)行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助排架、查找和統(tǒng)計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細(xì)的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機(jī)界面。
通過網(wǎng)上辦理借閱、歸還業(yè)務(wù)提高檔案館業(yè)務(wù)辦理速度。借閱大廳開設(shè)自動查詢服務(wù)(查詢機(jī))、倉庫管理員裝配移動手持機(jī)提高尋找檔案的效率。
檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是RFID多項技術(shù)的綜合應(yīng)用，應(yīng)用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。
智能化庫房實管理系統(tǒng)現(xiàn)對庫房進(jìn)行綜合性、智能化管理過程。系統(tǒng)可與原有館藏檔案系統(tǒng)實現(xiàn)無縫銜接，并對庫房進(jìn)行模擬和綜合管理功能。對檔案實體采用RFID技術(shù)對檔案實體進(jìn)行智能化管理。
2. 系統(tǒng)整體思路
2.1系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)
東識科技系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)分為三個邏輯層次：采集層、應(yīng)用層、展現(xiàn)層。
· 采集層：讀寫器(RFID通道、一體式讀寫器、手持機(jī)等)讀取電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)，然后通過網(wǎng)絡(luò)或其他方式傳輸至服務(wù)器。
· 應(yīng)用層：在應(yīng)用層實現(xiàn)RFID檔案管理應(yīng)用功能，包括標(biāo)簽管理、入館管理、出館管理、查閱管理、盤點管理、統(tǒng)計分析、擴(kuò)展應(yīng)用等。
· 展現(xiàn)層：用戶可以通過PC終端、手持機(jī)、顯示屏等方式登錄系統(tǒng)。
2.2電子標(biāo)簽方案
本方案中東識科技主要推薦使用稻源生產(chǎn)的RFID檔案標(biāo)簽，采用Label，敏感度良好， 廣泛應(yīng)用于圖書、檔案、物流等行業(yè)。
2.2.1標(biāo)簽信息設(shè)定
檔案標(biāo)簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。
庫位標(biāo)簽上儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區(qū)間及數(shù)量。
2.2.2標(biāo)簽的制作
標(biāo)簽的制作建議采用Label，可以在上面打印信息，貼在客戶要求的位置。
2.2.3標(biāo)簽安裝
在檔案標(biāo)簽中，將電子標(biāo)簽封成卡狀或不干膠紙質(zhì)，貼于每個檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質(zhì)材質(zhì)，利于RFID標(biāo)簽的粘貼與取下，同時盒體不易損傷可循環(huán)使用從而降低儲存成本。考慮到防濕、防潮需求，可在盒內(nèi)放置少量干燥劑。
3. 項目設(shè)計原則
本次東識科技RFID智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，在符合開發(fā)要求定義的基礎(chǔ)上，還要為系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展和擴(kuò)充留有充足的空間。設(shè)計中需要考慮食品安全溯源等其他發(fā)展，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計。由于本次項目建設(shè)以業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)為核心，設(shè)計原則具體如下：
· 滿足業(yè)務(wù)/管理需求原則
從實際需求出發(fā)，遵循業(yè)務(wù)/管理應(yīng)用為主導(dǎo)優(yōu)先原則，客戶最需要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以實現(xiàn)食品安全溯源需求為目標(biāo)。
· 統(tǒng)一規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)采用“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、降低風(fēng)險”的策略。在遵循管理規(guī)范的前提下，事先進(jìn)行總體規(guī)劃設(shè)食品安全溯源系統(tǒng)設(shè)計和標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，分步進(jìn)行建設(shè)。 總體規(guī)劃方案的設(shè)計要從簡單實用角度出發(fā)，遵循一體化原則，減少系統(tǒng)復(fù)雜性。
· 成熟先進(jìn)
在保證成熟性、實用性、可靠性的前提下，系統(tǒng)建設(shè)在設(shè)計思想和實現(xiàn)技術(shù)兩方面都必須堅持先進(jìn)性原則。
· 安全可靠原則
系統(tǒng)建設(shè)必須具有高安全性和高可靠性。要采用嚴(yán)格完善的安全措施，從網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用、用戶、數(shù)據(jù)等方面確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)的可靠性和保密性，服務(wù)質(zhì)量和信息安全是 IT 規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)方案的根本。必須考慮建立統(tǒng)一完善的安全標(biāo)準(zhǔn)、安全技術(shù)措施、安全管理制度，制定明確的數(shù)據(jù)分類保護(hù)等級規(guī)范， 建立統(tǒng)一的用戶管理和訪問控制機(jī)制。
· 易維護(hù)與擴(kuò)展原則
系統(tǒng)應(yīng)該具備安裝方便、配置方便、使用方便等特點。系統(tǒng)整體構(gòu)架靈活，應(yīng)提供簡單的維護(hù)工具，以滿足功能擴(kuò)充的要求;同時，要能與其它信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，協(xié)同工作。
以上幾點相互關(guān)聯(lián)，相輔相成，構(gòu)成了本次項目建設(shè)構(gòu)成了的總體指導(dǎo)原則。
4. 業(yè)務(wù)功能介紹
東識科技RFID智慧檔案管理系統(tǒng)主要有如下功能：
標(biāo)簽初始化
標(biāo)簽在入庫之前讓專人發(fā)卡，給貨物貼標(biāo)簽，標(biāo)簽的信息包括檔案的種類、型號、出廠日期等信息。
電子標(biāo)簽初始化主要完成檔案信息和電子標(biāo)簽的綁定，寫入電子標(biāo)簽編碼(EPC)，打印電子標(biāo)簽信息，綁定標(biāo)簽與檔案，驗證電子標(biāo)簽等流通前的基礎(chǔ)工作。系統(tǒng)提供便捷的修改功能，可對電子標(biāo)簽信息進(jìn)行修改，并將修改情況記錄在系統(tǒng)中，同時還提供標(biāo)簽修改功能。
出入庫管理
要實現(xiàn)無縫銜接，實現(xiàn)對檔案出入庫的自動記錄，包括自動登記檔案的出入庫時間、經(jīng)手人等情況，便于及時了解檔案出入庫的情況信息。
檔案上架
檔案上架是模擬檔案實體上架的功能，要求通過檔案上架操作自動生成檔案的存放地址，實現(xiàn)檔案實體與檔案數(shù)據(jù)的自動關(guān)聯(lián)。可自動對檔案進(jìn)行批量上架，包含檔案存放在哪號庫房、哪個密集架或者哪層上，上架后自動生成檔案的存放位置索引。
檔案移架
存放在庫房中的檔案，根據(jù)接收和鑒定情況，定期需要對其位置進(jìn)行調(diào)整，檔案調(diào)整包含庫房間調(diào)整、密集架間調(diào)整、列間調(diào)整、同列內(nèi)調(diào)整和同排內(nèi)調(diào)整。
(1)庫房間調(diào)整：要具有對檔案從A庫房調(diào)整至B庫房的功能，調(diào)整后，存放位置索引即更新到新庫房的密集架底下，從而實現(xiàn)對檔案的庫間調(diào)整。
(2)密集架間調(diào)整：要具有對A密集架調(diào)整至B密集架，調(diào)整后，存放位置索引即更新到新的密集架底下，從而實現(xiàn)對檔案的密集架間調(diào)整。
(3)列間調(diào)整：要具有對同一個密集架內(nèi)部的從A列調(diào)整至B列，調(diào)整后，存放位置索引即更新到新列底下，從而實現(xiàn)對檔案的列間調(diào)整。
(4)同列內(nèi)調(diào)整：要具備對同一個列內(nèi)部的從A排調(diào)整至B排，調(diào)整后，存放位置索引即更新到新的排架底下，從而實現(xiàn)對檔案的同列內(nèi)調(diào)整。
(5)同排調(diào)整：要具有對調(diào)整同一排檔案的前后順序的功能。
檔案檢索定位
要提供了檔案檢索功能，可根據(jù)查詢的關(guān)鍵字對檔案進(jìn)行查詢，在查詢到所要查找的數(shù)據(jù)后，即可對檔案進(jìn)行定位跟蹤，并通過點擊查看檔案目錄和檔案原文。
庫房統(tǒng)計
庫房統(tǒng)計是要提供了實時庫房統(tǒng)計功能，可自動統(tǒng)計如下信息：
(1)可自動統(tǒng)計每個庫房已存放檔案總量、還可存放檔案數(shù)量、庫房空置率情況等，也能自動統(tǒng)計各庫房存放檔案明細(xì)情況，如檔案種類、全宗、保管期限、密級等，同時還可以將各個密集架的空置情況進(jìn)行自動統(tǒng)計匯總;
(2)可自動統(tǒng)計每個密集架已存放檔案總量、還可存放檔案數(shù)量、密集架空置率情況等，也能自動統(tǒng)計各密集架存放檔案情況明細(xì)，如檔案種類、全宗、保管期限、密級等，同時還可以將密集架內(nèi)各列、各排的空置情況進(jìn)行自動統(tǒng)計匯總。
(3)系統(tǒng)還提供了自定義統(tǒng)計功能，可根據(jù)需要自定義各種條件進(jìn)行分組統(tǒng)計，并將統(tǒng)計結(jié)果進(jìn)行輸出。
檔案調(diào)閱歸還
系統(tǒng)與原有館藏檔案綜系統(tǒng)自動進(jìn)行無縫銜接，并將有調(diào)出的檔案進(jìn)行自動記錄，并進(jìn)行顯示，密集架是智能型的，還能與其進(jìn)行對接，將自動將所存放檔案的密集架打開，此時庫房管理員直接進(jìn)入提取檔案即可。重復(fù)調(diào)閱時自動進(jìn)行提醒。在調(diào)閱的檔案歸還后，密集架也會自動打開，庫房管理員直接將檔案放入即可，系統(tǒng)自動將借出標(biāo)志進(jìn)行恢復(fù)，以便下次進(jìn)行再次調(diào)閱。
系統(tǒng)也要支持條碼識別功能，可通過掃描槍對條碼進(jìn)行識別，然后自動定位需要歸還的密集架，從而實現(xiàn)歸還操作功能。
系統(tǒng)還會自動記錄每份檔案的調(diào)閱及歸還情況，以便及時、動態(tài)的反應(yīng)庫房實體檔案的調(diào)閱情況信息，并能對其進(jìn)行統(tǒng)計。
檔案盤點
倉庫工作人員進(jìn)行盤點作業(yè)時只需通過RFID手持設(shè)備掃描。系統(tǒng)自動統(tǒng)計掃描數(shù)量，并與系統(tǒng)中根據(jù)日常操作記錄得出的理論數(shù)據(jù)進(jìn)行差異對比，并可查看差異的庫位信息。
檔案防盜
在有需要的位置設(shè)置文件檔案區(qū)域檢測通道，檢測文件檔案通過的合法性，防止文件檔案有意或無意被攜帶出檔案館或進(jìn)入非法區(qū)域。
檔案軌跡顯示
通過對電子標(biāo)簽位置的實時跟蹤，自動生成電子標(biāo)簽的移動軌跡，并以圖形化的形式進(jìn)行展示。
